Як ефективніше доповісти про виконану роботу
Працедавці прагнуть контролювати кожну хвилину робочого часу підлеглих. І не знаходять способу орігинальнєє регулярних звітів, в яких співробітники детально розписують свої дії.
Але скільки робочого часу працівник має право убити на звіт? І на яких параметрах радять зосередитися експерти?
Оксана Гончарова
“Рік тому в крупну західну структуру на посаду менеджера по роботі з клієнтами ми влаштували кандидата, що раніше працював у відомому російському рекламному агентстві”, – розповідає керівник департаменту хедхантінгової компанії Cornerstone Олена Гороховатськая.
Однією з причин зміни місця роботи виявилося те, що пред’являється до всіх без виключення співробітникам вимога працедавця складати щотижневі звіти про виконану роботу. Люди розписували кожну дію в таких подробицях, що в кінці місяця вже ніхто не міг пригадати, ніж ще, окрім складання звітів, він займався впродовж чотирьох тижнів.
А генеральний директор після того, як звіти потрапляли до нього на стіл, тільки і займався вивченням таблиць і викликав підлеглих для роз’яснювальних бесід, розповідає Гороховатськая.
Так продовжувалося декілька місяців, поки на загальних зборах змучені працівники не запропонували нову форму: на початку місяця кожен пише завдання, які потрібно вирішити за місяць, і після закінчення звітує строго по результатах, обходячи дрібні деталі.
“Без звітів неможливо оцінювати ефективність, розробляти стратегію або прогнозувати подальший розвиток компанії”, – упевнена Юлія Іванова, керівник московського офісу компанії по підбору персоналу THI Selection. Але час, який співробітники витрачають на підготовку і складання звітів, не повинен перевищувати 5-10% їх робочого часу, додає вона.
“У тайм-менеджменте є правило: якщо ваше планування дня займає більше 5-10 хвилин, а тижні – більше 15-20 хвилин, значить, в нім потрібне щось міняти, – заявляє Гліб Архангельський, генеральний директор компанії “Організація часу”.
- Ці параметри застосовні і до звітності: якщо звіт про результати дня займає більше 5-10 хвилин, а про результати тижня – більше 15-20 хвилин, його потрібно спрощувати”.
Даремний годинник
Слідуючи практиці західних компаній, в деяких московських маркетингових і PR-агентствах зобов’язали співробітників заповнювати так звані таймшити, розповідає виконавчий директор Московської асоціації підприємців Вера Васильева. Людина з точністю до хвилини розписувала, яка робота і в який час їм виконувалася протягом тижня.
Звіт передавався керівникові, і той, посилаючись на прийняті всередині компанії нормативи, нараховував працівникові зарплату.