Про графіку відпусток і не тільки
Наближається літо – традиційний час відпочинку. У зв’язку з цим хотілося б ще раз звернути увагу працівників кадрових служб і бухгалтерів на деякі юридичні моменти, які слід враховувати при наданні працівникові щорічної основної відпустки.
Як правильно скласти графік відпусток, чи можливо перенести відпустку на інший час, які категорії працівників можуть скористатися правом на дострокову відпустку?
В ст. 37 Конституції РФ закріплено право співробітників, що працюють за трудовими договорами, на щорічну оплачувану відпустку. При непредставленні відпустки протягом двох років подряд1 працедавець може піддатися адміністративній відповідальності по ст. 5.27 КОАП РФ.
Щорічна відпустка надається із збереженням місця роботи (посади) і середнього заработка2, тобто співробітника, що знаходиться в черговій відпустці, не можна за ініціативою працедавця звільнити, як і перевести на іншу посаду.
Черговість оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, затверджуваним працедавцем не пізніше чим за два тижні до настання календарного года3.
Складання графіка відпусток по уніфікованій формі (Т-7) 4 необхідно бухгалтерам в цілях обліку витрат на оплату праці.
У дані витрати включаються будь-які нарахування працівникам в грошовій і (або) натуральній формах, стимулюючі нарахування і надбавки, компенсаційні нарахування, пов’язані з режимом роботи або умовами праці, премії і одноразові заохочувальні нарахування, витрати, пов’язані із змістом цих працівників, передбачені нормами законодавства Російської Федерації, трудовими договорами (контрактами) і (або) колективними договорами5.
Згідно ст. 252 НК РФ витратами визнаються обгрунтовані і документально підтверджені витрати. Тому у разі відсутності графіка відпусток або навіть при його невчасному складанні податкові органи можуть виключити з складу витрат витрати організацій на оплату відпустки співробітників.
При складанні графіка відпусток важливо враховувати чинне законодавство, специфіку діяльності організації (наприклад, наявність шкідливих і (або) небезпечних умов праці, що дають право на додаткову відпустку) 6 і побажання самих працівників.
Графік візується керівником кадрової служби, керівниками структурних підрозділів, а за наявності профспілкового органу узгоджується з ним і затверджується керівником підприємства або уповноваженою на те особою. Часто виникає питання про можливість перенесення відпустки наступного року за ініціативою працедавця.
У виняткових випадках, коли надання відпустки працівникові в поточному робочому році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації, перенесення відпустки на наступний робочий рік допускається з відома працівника. При цьому відпустка повинна бути використана не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він предоставляется7.